隨著2008年奧運會的臨近,我們將有越來越多的機會與各國友人進行交流和往來,各國、各領域代表團的來訪也將會變得更加頻繁和深入。
一般來講,作為接待方,在每個訪問團組抵達之前,都要制定一份具體的接待計劃,確定接待人員,并按計劃逐步落實。
首先,明確對方的來訪目的。例如,一個衛(wèi)生代表團來訪,接待人員就要提前了解代表團此行主要想了解哪方面的情況:是傳染病的預防與控制,還是社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生,或是某一特定領域。根據(jù)他們的具體要求,我方應安排相關的醫(yī)院和醫(yī)療機構,并提前與該醫(yī)院或機構取得聯(lián)系,確定訪問的時間、內(nèi)容和接待人員。最好事先熟悉一下要訪問的機構,并安排備用項目以備不時之需。
同時,還要了解代表團成員的基本情況,包括他們的身份、職務、專業(yè)、信仰、年齡等。在一定程度上,這些細節(jié)信息對于接待活動能否成功起到至關重要的作用。通過了解代表團成員的身份、專業(yè)、職務等,就可以在公務訪問中安排與之相關的專家和工作人員進行座談和交流,并就雙方感興趣的課題洽談、合作,使訪問變得更加充實,更具有實效性。
在訪問團抵達住宿地后,接待人員要向團組成員簡要地介紹此次訪問行程的安排和注意事項,發(fā)放相關資料,以便代表團成員提前做好各項準備。同時,在以后每天訪問結束后,還要告知次日的活動安排,使代表團成員做到心中有數(shù),有的放矢。
另外,觀光旅游也是每個來訪代表團的重要行程之一。一般來講,代表團觀光旅游的時間有限,接待人員就要選擇一些最能體現(xiàn)中國歷史文化的名勝古跡安排代表團參觀。例如,天安門、故宮、長城、頤和園等都是外賓比較感興趣的地方,也是各國代表團來訪必游之處。通過觀光旅游,外賓可以更直觀地了解中華民族的歷史文化,增進彼此之間的友誼。
當然,在實際接待外賓活動中,視當時的情況,接待程序或安排會有所不同。但只要記住核心的一點,彼此尊重對方的文化、信仰、禮儀和民俗習慣,接待過程就會愉快而友好。
責編：林長春
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