在我國(guó)古代，就有“君子一言，駟馬難追”之說(shuō)。時(shí)至今日， “言必信，行必果”依舊被中國(guó)人視為做人所應(yīng)具備的美德之一。中國(guó)人的這一見(jiàn)解，在國(guó)際社會(huì)中可以找到許許多多的知音。因?yàn)樵诳鐕?guó)交往中，“遵時(shí)守約”早已被視為現(xiàn)代人為人處世的基本準(zhǔn)則之一。
“遵時(shí)守約”的主旨，是要求人們?cè)谌穗H交往中必須認(rèn)真地信守約定。它的基本含義是：在國(guó)際交往中，每一個(gè)人都必須義無(wú)反顧地遵守自己對(duì)他人所作出的各項(xiàng)正式承諾。在與他人打交道時(shí)，說(shuō)話務(wù)必要算數(shù)，許諾一定要兌現(xiàn)，約會(huì)時(shí)必須如約而至。對(duì)一切與時(shí)間相關(guān)的正式約定，接待人員必須嚴(yán)格加以遵守。
人所共知，在各種人際交往特別是跨國(guó)家、跨地區(qū)、跨民族的國(guó)際交往中，取信于人早已被公認(rèn)為是建立良好的人際關(guān)系的基本條件之一，同時(shí)也是生活于文明社會(huì)的現(xiàn)代人所應(yīng)具備的一種優(yōu)良品德。
要求接待人員在接待工作中“遵時(shí)守約”，實(shí)際上就是為了使之更好地取信于人。在接待工作中，貫徹落實(shí)“遵時(shí)守約”原則的基本要求主要有以下2條：遵守時(shí)間，信守承諾。
一、遵守時(shí)間
遵守時(shí)間是信守承諾的具體體現(xiàn)。一個(gè)不懂得遵守時(shí)間的人，在人際交往中是難以信守其個(gè)人承諾的。
遵守時(shí)間作為外事禮儀的基本原則之一，主要是要求全體接待人員應(yīng)具有嚴(yán)格的時(shí)間觀念。在人際交往中，尤其是在國(guó)際交往中，對(duì)于一切與時(shí)間相關(guān)的約定，一定要一絲不茍，嚴(yán)格按照約定執(zhí)行。
目前，遵守時(shí)間在國(guó)際社會(huì)里已成為衡量、評(píng)價(jià)一個(gè)人文明程度的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。因此，接待人員對(duì)此絕對(duì)不可疏忽大意，不以為意。
具體而言，接待人員在接待工作中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)注意下列3個(gè)問(wèn)題：
(一)有約在先
在現(xiàn)代社會(huì)里，時(shí)間就是生命，時(shí)間就是機(jī)遇，時(shí)間就是金錢，早已成為世人所認(rèn)可的時(shí)間觀。因此，接待人員在與外賓進(jìn)行人際交往時(shí)，一定要珍惜彼此的時(shí)間，尤其是切切不可對(duì)外賓的寶貴時(shí)間造成任何形式的浪費(fèi)。
對(duì)接待人員而言，要做到珍惜外賓的時(shí)間，不浪費(fèi)外賓的時(shí)間，最為切實(shí)可行的做法，就是要對(duì)雙方進(jìn)行交往的具體時(shí)間有約在先。
有約在先不僅適用于正式交往，而且也適用于非正式交往。其基本要求，就是提倡人們?cè)谶M(jìn)行人際交往時(shí)，必須事先約定具體時(shí)間。在人際交往中，不論是不邀而至，充當(dāng)不速之客，還是任意順訪，率性而為，都是不尊重交往對(duì)象的表現(xiàn)。要做到有約在先，關(guān)鍵是要提前約定交往的具體時(shí)間。這主要包括雙方交往的起始時(shí)間與延續(xù)時(shí)間兩個(gè)方面，而且約定要盡可能具體、詳盡。約定越具體、越詳盡越好。
在約定具體時(shí)間時(shí)，要考慮外賓的習(xí)慣和方便。應(yīng)盡量不要占用外賓的休息時(shí)間或工作過(guò)于繁忙的時(shí)間。一般而言，凌晨、深夜、午休時(shí)間、就餐時(shí)間以及節(jié)假日，外賓大都忌諱被外人打擾。總之，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持兩廂情愿。
(二)如約而行
要求接待人員遵守時(shí)間，既要求其在具體的交往時(shí)間上有約在先，更要求其根據(jù)既定的時(shí)間如約而行。如約而行往往比有約在先更加重要。
所謂如約而行，在此特指接待人員按照與外賓事先所約定的雙方交往時(shí)間，準(zhǔn)確地加以執(zhí)行。參加正式會(huì)議、會(huì)見(jiàn)或其他類型的社交聚會(huì)時(shí)，接待人員一定要養(yǎng)成正點(diǎn)抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的良好習(xí)慣。在這類活動(dòng)中，姍姍來(lái)遲或提前到場(chǎng)，都會(huì)顯得不合時(shí)宜。前者會(huì)令其他人士久久等待，后者則會(huì)使主方人士措手不及。
其他不論是有關(guān)工作還是有關(guān)生活的具體時(shí)間約定，比如，承諾給予外賓答復(fù)的時(shí)間，約好雙方一同出行的時(shí)間，許愿給外賓寫信、打電話、發(fā)郵件的時(shí)間等等，接待人員同樣需要言出必踐。
對(duì)于雙方有約在先的交往時(shí)間，接待人員輕易不要改動(dòng)。如果因特殊原因，需要變更時(shí)間或取消約定，應(yīng)盡快向外賓進(jìn)行通報(bào)，切忌讓外賓對(duì)此一無(wú)所知，空候良久。
(三)適可而止
在接待工作中，接待人員還須謹(jǐn)記“適可而止”四個(gè)字。也就是說(shuō)在雙方交往之時(shí)，不要拖延時(shí)間，而應(yīng)當(dāng)適時(shí)結(jié)束。
對(duì)于一些事先約定了交往時(shí)間長(zhǎng)短的活動(dòng)，如限時(shí)發(fā)言、限時(shí)會(huì)晤、限時(shí)會(huì)議以及其他限時(shí)活動(dòng)等，到場(chǎng)的接待人員一定要心中有數(shù)，絕不能超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。即使外賓“網(wǎng)開(kāi)一面”，也絕對(duì)不要縱容自己。
對(duì)于一些并未事先約定交往時(shí)間長(zhǎng)短的活動(dòng)，如私人拜訪、出席家宴、接打電話等等，也要講究宜短不宜長(zhǎng)。寧肯“提前告退”，也不應(yīng)當(dāng)無(wú)節(jié)制地拖延時(shí)間。
二、信守承諾
“遵時(shí)守約”原則的核心之點(diǎn)在于信守承諾。所謂承諾，一般是指對(duì)別人許下的某種諾言，或者對(duì)別人的某一要求答應(yīng)予以照辦。信守承諾，簡(jiǎn)而言之，就是要求人們?cè)谌穗H交往中說(shuō)話一定要算數(shù)，諾言一定要兌現(xiàn)。
在接待工作中，接待人員倘若言而無(wú)信，不僅有可能失去所有的朋友，而且還有可能因此而使自己一事無(wú)成。
接待人員在實(shí)際工作中處理有關(guān)承諾的具體問(wèn)題時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視下列兩方面：
(一)重視承諾
在人際交往中，特別是在國(guó)際交往中，一個(gè)人是否信守自己的承諾，關(guān)系到他個(gè)人的信譽(yù)。一個(gè)人如果信守承諾，言而有信，就等于以實(shí)際行動(dòng)證明自己言行一致，尊重交往對(duì)象，同時(shí)也是對(duì)自己的尊重。只有這樣的人，才會(huì)在社會(huì)上有良好的口碑，才能真正地立足于社會(huì)，贏得人們的尊重。
與此相反，在人際交往特別是在國(guó)際交往中，如果視個(gè)人承諾為兒戲，出爾反爾，言而無(wú)信，有約不守，守約不嚴(yán)，或者有約不認(rèn)，甚至隨意撕毀自己的莊嚴(yán)承諾，不僅僅是失信于人，不尊重人際交往的有關(guān)規(guī)則，不尊重自己的交往對(duì)象，而且也是不講禮儀規(guī)則、不重視個(gè)人信譽(yù)、不尊重自己的表現(xiàn)。接待人員對(duì)此要有清醒的認(rèn)識(shí)。
每一名接待人員都必須充分認(rèn)識(shí)到：在接待工作中能否做到言而有信，遵守約定，直接與自己是否重視個(gè)人承諾密切相關(guān)。而重視個(gè)人承諾與否，又直接涉及自己對(duì)于個(gè)人信譽(yù)重視與否。
在現(xiàn)代社會(huì)里，尤其是在國(guó)際交往中，信譽(yù)無(wú)比重要。從某種意義上來(lái)講，信譽(yù)就是生命，信譽(yù)就是形象，信譽(yù)就是社會(huì)關(guān)系，信譽(yù)就是工作效率。對(duì)于一個(gè)人、一個(gè)組織、一個(gè)民族乃至一個(gè)國(guó)家而言，都是如此。個(gè)人不講信譽(yù)，在社會(huì)上就會(huì)難以立足；組織不講信譽(yù)，在工作中就會(huì)難以有所進(jìn)展；一個(gè)國(guó)家不講信譽(yù)，在國(guó)際上就會(huì)失去尊嚴(yán)。
(二)慎于承諾
既然承諾在人際交往中尤其是在國(guó)際交往中事關(guān)個(gè)人乃至國(guó)家信譽(yù)，那么接待人員不論是在實(shí)際工作中還是在日常生活中，都必須極其慎重地對(duì)待承諾問(wèn)題。只有慎于承諾，才能確保承諾的兌現(xiàn)。
接待人員在接待工作中要想做到慎于承諾，應(yīng)當(dāng)對(duì)以下3個(gè)方面予以注意：
1．三思而行。與外賓打交道時(shí)，不論雙方關(guān)系如何，接待人員在需要許諾于外賓時(shí)，都要三思而行，慎之又慎。不管是答應(yīng)外賓所提出的要求，還是自己主動(dòng)向外賓提出建議，或者是自己誠(chéng)心誠(chéng)意地許諾于外賓，都一定要經(jīng)過(guò)事先的深思熟慮，反復(fù)斟酌。
在有必要向外賓承諾時(shí)，一定要有自知之明，務(wù)必要量力而行，一切從自己的實(shí)際能力以及客觀可能性出發(fā)。切忌好大喜功、草率行事，致使承諾“滿天飛”。須知如果濫用承諾，個(gè)人信譽(yù)便會(huì)貶值。
接待人員在向外賓承諾具體事項(xiàng)時(shí)，一定要認(rèn)真思考，瞻前顧后，字斟句酌，力圖周全。既不能模棱兩可，含糊不清，難以解釋或可有可無(wú)，又不能信口開(kāi)河，大而無(wú)當(dāng)，言過(guò)其實(shí)，使承諾難以兌現(xiàn)。
2．認(rèn)真遵守。在人際交往中，往往許諾容易，兌現(xiàn)難。所謂“言而無(wú)信”，就是人們對(duì)于不遵守自己承諾的人所進(jìn)行的譴責(zé)。在接待工作中，對(duì)于我方對(duì)外方所作出的各項(xiàng)正式承諾，接待人員一定要身體力行，認(rèn)真地、一絲不茍地予以遵守。
在接待工作中，我方一旦作出承諾，就必須予以兌現(xiàn)。只有這樣，我方才能夠以實(shí)際行動(dòng)證明自己“言行一致”，才會(huì)贏得外賓的好感與信任，才有可能與外賓“后會(huì)有期”，常來(lái)常往。我方在工作中經(jīng)常講：“我們中國(guó)人說(shuō)話歷來(lái)都是算數(shù)的。”只有認(rèn)真遵守有關(guān)承諾，才能令外賓確信這一點(diǎn)。
為了兌現(xiàn)已有的承諾，接待人員還必須盡可能地避免對(duì)既往的正式承諾任意修改、變動(dòng)，隨心所欲地加以曲解，或者擅自予以否認(rèn)、取消，或者在執(zhí)行中“偷工減料”。
3．說(shuō)明原委。正所謂“世事難料”，盡管我方在兌現(xiàn)承諾方面一向不遺余力，然而在某些極個(gè)別的情況下，我方一時(shí)難以兌現(xiàn)承諾的情況仍可能會(huì)出現(xiàn)。此時(shí)，一定要采取必要的補(bǔ)救性措施，以求挽回我方的信譽(yù)。
如果由于難以抗拒的因素，致使我方單方面失約，或是部分承諾難以繼續(xù)兌現(xiàn)，則我方一定要通過(guò)正式的渠道，盡早向相關(guān)的一方說(shuō)明具體原委。除了要向外賓作出如實(shí)的、合理的、可信的解釋之外，還應(yīng)當(dāng)為此鄭重其事地向外賓進(jìn)行道歉，主動(dòng)承擔(dān)按照慣例或約定應(yīng)給予外賓的物質(zhì)賠償，并且在力所能及的前提下，采取一切可行的補(bǔ)救性措施。
在造成失約時(shí)，絕對(duì)不允許接待人員一味推諉，避而不談，得過(guò)且過(guò)，或者對(duì)失約之事加以否認(rèn)，拒絕為此而向外賓表達(dá)歉意等。遵守時(shí)間是信守承諾的具體體現(xiàn)，一個(gè)不懂得遵守時(shí)間的人，在人際交往中是難以遵守其個(gè)人承諾的。
責(zé)編：林長(zhǎng)春
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